5 sposobów na efektywny home office

Od kilku lat pracuję również z domu. Oczywiście nie w tak ekstremalnie domowych warunkach jak teraz - i z własnego wyboru, a nie z konieczności - jednak, mając już doświadczenie z home office wiem, że pracując w tym trybie czyhają na nas różne pułapki jak np. „jeszcze tylko jedna rzecz i już kończę”.

W ostatnich dniach, wiele razy słyszałam od "udomowionych" przez koronawirusa: „jeszcze nigdy się tak nie napracowałam jak teraz. Zaczynam dzień wcześniej – bo nie muszę jechać do pracy, ale dopiero wieczorem orientuję się, że jestem w piżamie i nic nie jadłam”.

Jak długo możemy tak pracować? Pracując w taki sposób, tracimy energię i realizacja zadań staje się coraz większym obowiązkiem do którego podchodzimy z niechęcią. Nie mówiąc o tym, że odbywa się to kosztem naszego zdrowia i naszych relacji.

Jak zatem pracować z domu, żeby być efektywnym i w dobrej formie? Jak pracować, aby nie wpaść w pułapkę przepracowania lub lenistwa? Mam kilka swoich sposobów, które może okażą się warte rozważenia.

Poranne nawyki

Dobrze rozpoczęty dzień to podstawa. Każdy ma swoje poranne rytuały – ważne, aby wspierały dyscyplinę i organizację dnia. Ja zawsze znajduję czas na śniadanie, przygotowanie się jak na wyjście z domu i koniecznie pościelenie łóżka. „Jeśli chcesz zmienić świat zacznij od pościelenia łóżka” – mawiał William H. McRavenm emerytowany admirał US Navy. I coś w tym jest.

Dzień w rytmie zakłóceń

Na początku gromadzę wszystko co będzie mi potrzebne danego dnia w pracy. Materiały, notesy, telefon, ładowarki, długopis. Przygotowuję zapas wody i sporządzam listę zadań, które chcę tego dnia zrobić. Ustalam priorytety zaczynając od spraw ważnych – te zadania lubię wykonać jak najwcześniej – jeszcze przed południem, o ile jest to możliwe. Dopiero po ustaleniu listy zadań, otwieram komputer i skrzynkę pocztową. Aktualizuję listę zadań - jeśli zachodzi taka potrzeba i działam zgodnie z planem. Pracę staram się realizować etapami lub zadaniami – robiąc chwilę przerwy pomiędzy nimi. Wtedy - z kubkiem kawy sprawdzam wiadomości i social media. W drugiej części dnia staram się kończyć rozpoczęte tematy i planuję nowe. Nie zapominam o nagrodzie. Ja doceniam się za każdy ukończony temat. Nikt inny tego za mnie przecież nie zrobi.

Tak znakomity plan niestety zakłócają rozpraszacze. W biurze to nieoczekiwana wizyta, spotkanie, głośna rozmowa na open space, telefon. Z kolei w domu to domownik, który domaga się uwagi, listonosz itp. Jak sobie z nimi radzić? 

• Jeśli jestem w trybie pracy ważnej i pilnej,  a dzwoni telefon, do skrzynki spływają wiadomości – ignoruję je. Telefon odbieram jeśli dzwoni osoba mogąca mieć istotną aktualnie wiadomość. W innym przypadku oddzwaniam po ukończeniu zadania. 
• Jeśli sprawa nad którą pracuję nie jest pilna, odbieram telefonu, ale staram się przełożyć rozmowę na inną godzinę, tak by w miarę szybko wrócić do pracy i nie zgubić wątku. Nie śledzę ciągle komunikatorów, ani social mediów.

Co zrobić jeśli jednak ktoś stoi obok i ma super ważne sprawy? W biurze czasem wystarczy się uśmiechnąć, powitać i powiedzieć prawdę proponując inną porę na rozmowę. A co w domu? „Mamo nudzi mi się”... Wyobrażam sobie, że wiele domów roznosi teraz energia dzieci, które nie wychodzą  do szkoły i w naturalny sposób szukają w nas partnera do towarzystwa lub pomocy nauczyciela. Rodzinne ustalenia zasad jest kluczem do sprawnej pracy i dobrych relacji w domu.

Ład domowy

Od lat zabiegamy o wyrównanie szans kobiet i mężczyzn na rynku pracy i efekty są mało zadowalające. Być może czas koronawirusa pozwoli na wyrównanie szans w domu i przyspieszy zmiany na rynku pracy? Praca zdalna wymaga jasnego i sprawiedliwego podziału obowiązków w domu.

Jeśli w tym samym czasie w domu pracuje dwoje partnerów wyraźnie widać, że czas wolny ma taką samą wartość dla każdego z nich. Każde z nich ma takie samo prawo do odpoczynku, przyjemności czy nic nierobienia. I każde z nich ma taki sam przywilej zająć się domem i rodziną. W biznesie, powiedzielibyśmy, ze stanowią zespół i mają wspólny projekt nazywany rodziną.

Warto wypisać wszystko co jest do zrobienia, począwszy od wyrzucania śmieci po odrabianie lekcji z dziećmi. I do każdego zadania przypisać odpowiedzialną osobę. Można zastosować harmonogram zamieniany codziennie lub tygodniowo. Być może ten sposób na gruncie domowym może się wydawać komuś śmieszny – ale warto go sprawdzić zanim się oceni. 

Empatyczny grafik

Wracając do naszych najmilszych i najmłodszych domowych rozpraszaczy – warto porozmawiać o nowej sytuacji na spokojnie.  Na pewno pokrzykiwanie i zwracanie uwagi dzieciom w trakcie rozmowy służbowej nie jest dobrym rozwiązaniem. Nie tylko wprowadzi napięcie w domu, ale zawstydzi dziecko, które i tak ma swoje frustracje.

Zatem zwołaj zebranie domowników i przedstaw sytuację. Powiedz jak się w niej czujesz. Zastanów się czego potrzebujesz od domowników, jakie zachowania Ci przeszkadzają? Poproś o zaproponowanie rozwiązań na każdą z przedstawionych przez Ciebie sytuacji. Porozmawiajcie o nowym podziale obowiązków i organizacji dnia wszystkich domowników. Wszyscy macie podobne potrzeby – może teraz właśnie jest okazja je poznać i zastanowić się nad wspólnym rozwiązaniem? Pamiętaj, aby w nowym grafiku nie zabrakło miejsca na wspólne spędzanie czasu jak gra w planszówkę, czy gdy minie nakaz kwarantanny, na wspólny spacer. Grafik powieś w widocznym miejscu – niecierpliwi będą mogli sprawdzać kiedy nadejdzie pora na ich ulubioną aktywność.

Odporność

Nie ma się co oszukiwać – koronawirus wyzwolił skrywane pokłady lęku. W moim przypadku to jest kwestia decyzji – jestem z lękiem albo trzymam się myśli, która mnie kieruje ku działaniu. Albo tkwię w bezruchu i oczekiwaniu na nie wiadomo co, albo podejmuję decyzję o działaniu. To nie oznacza, że wypieram lęk z myśli. Raczej go zauważam, obserwuję się i słucham, a potem robię głębokie oddechy. Przywraca mi to spokój i pozwala przenieść uwagę na działanie tu i teraz. Staram się zrozumieć co mi daje ten lęk. Czasami jest to wskazówka – np. przemyśl co możesz jeszcze zrobić, żeby zmniejszyć ryzyko zachorowania. Z tej perspektywy można być wdzięcznym za istnienie naszego lęku.

W czasach koronawirusa odporność to uważność na lęk i wspieranie dobrych myśli. Dyscyplinuję swoje myśli, słowa, selekcjonuję wiadomości. Myślę o rozwiązaniach, o dobrych stronach sytuacji, wykonuję to co jest do zrobienia na dziś i na jutro. Uważam na słowa, które wypowiadam i piszę – staram się w ten sposób wnosić spokój na ile jest to możliwe. Unikam słów i zwrotów jak "koniec świata" , "co to będzie?", "koszmar" , "masakra". Nie sprawdzam liczby przypadków zachorowań, zgonów. Szukam wiarygodnych zaleceń np. na stronie Głównego Inspektora Sanitarnego oraz dobrych wiadomości – gdy zobaczę taki nagłówek, czytam. Z morza informacji wyławiam dowcipy bo śmiech i poczucie humoru fantastycznie rozładowują napięcie. Uśmiech, śmiech, życzliwość rozświetlają mi codzienność, poprawiają samopoczucie i odporność. Szukam też wspierających nawyków. Praktyka uważności daje możliwość wyciszenia, uspokaja i przywraca harmonię. Słuchanie muzyki, książka, film, hobby... Każdy ma coś co go odpręża – sięgajmy po te sposoby i dzielmy się nimi.

A jak Wy radzicie sobie w tym czasie?