Słowa, których nie lubię

Czasami słowa, których używamy potrafią sprawić, że ludziom ciężko się z nami rozmawia i ciężko zbudować z nami pozytywną relację. A pozytywne relacje oraz klarowana komunikacja są niezbędne do tego by skutecznie realizować się tam, gdzie jesteśmy zaangażowani. 

Poniżej zbiór słów, których warto unikać, szczególnie w komunikacji w pracy (a pewnie i w życiu prywatnym). Mam też dla Was ciekawe zamienniki dla tych słów.

Musisz – słowo, które z moich obserwacji jest nadużywane w większości zespołów oraz w mowie potocznej. Nie dość, że sami do siebie zbyt często mówimy, że coś musimy, to jeszcze staramy się innych przekonać, że inni muszą coś zrobić dla nas. Ludzie dorośli, świadomi i samodzielni (a z takimi masz do czynienia w pracy) nic nie muszą. Mogą. Mogą wybrać, zdecydować, że zaangażują się w dany temat, albo zrobią jakieś zadanie dla nas. Niestety używanie w stosunku do współpracowników słowa „musisz” często sprawia, że pojawia się wewnętrzny bunt oraz niechęć do współpracy. Zdania, których warto unikać:

• Musisz zrobić to na jutro.
• Musicie dostarczyć nam ten raport w tym tygodniu.
• W zaistniałej sytuacji musicie podpisać ten dokument.
• Osoby chcące być bardziej produktywne muszą lepiej planować.

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast? „Możesz”, „Warto”, „Czy mógłbyś”, „Zależy mi”, itp. Przykłady:

• Czy mógłbyś zrobić to na jutro?
• Czy dasz radę dostarczyć ten raport w tym tygodniu?
• Zależy mi, aby otrzymać ten raport w tym tygodniu. Czy jest to możliwe?
• W zaistniałej sytuacji warto, abyście podpisali ten dokument.
• Możesz przygotować to zestawienie na jutro? To bardzo ważne z punktu widzenia mojego szefa.
• Osoby, którym zależy na wyższej produktywności, warto aby poznały techniki planowania.

Powinien – słowo, które stawia Cię w roli lepiej wiedzącego mądrali. Sprawia, że stawiasz się wyżej w hierarchii w toczonej rozmowie oraz relacji. Prezentujesz postawę tego, który „wie lepiej”. Bardzo często używane w kontekście pouczania innych oraz szukania zewnętrznych przyczyn niepowodzeń. Zdania, których warto unikać:

• Piotr powinien się tym zająć dużo wcześniej.
• Klient powinien nam powiedzieć, że nie będzie realizował etapu drugiego.
• Przecież to powinien wykonać Klient, to takie oczywiste!
• Oni powinni to zrobić zanim do nas w ogóle zadzwonili.

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast? Najlepiej unikać zdań ze słowem „powinien”. Ale, gdy już Ci się ciśnie to słowo na usta, postaraj się zmiękczyć wyrażenia, by nie występować z pozycji lepiej wiedzącego. Przykłady:

• Być może Piotr mógłby zająć się tym dużo wcześniej?
• Dobrze by było, gdyby Klient powiedział, że nie będzie realizował etapu drugiego.
• Zakładaliśmy, że to zadanie wykona Klient.
• Wydaje nam się, że to była ich odpowiedzialność. Być może byłoby dobrze, gdyby wykonali to przed telefonem do nas?

Dlaczego – słowo bardzo wskazane do używania, ale niestety w Polsce często kojarzące się z okresem dzieciństwa i rodzicem pytającym ciągle „dlaczego to zrobiłeś, Piotrusiu?„. Wiele osób nieświadomie reaguje negatywnie na słowo „dlaczego”. Zdania, których warto unikać:

• Dlaczego zajmujesz się tym zadaniem?
• Dlaczego ten projekt jest dla Ciebie tak ważny?
• Dlaczego nie mamy jeszcze gotowego rozwiązania?

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast? „Z jakich powodów”, „Co powoduje” Przykłady:

• Z jakich powodów zajmujesz się tym zadaniem?
• Co powoduje, że ten projekt jest dla Ciebie tak ważny
• Z jakich powodów nie mamy jeszcze gotowego rozwiązania?

Wszyscy – bardzo powszechne uogólnienie. Jak każda generalizacja bywa krzywdząca. Zdania, których warto unikać:

• W naszej firmie wszyscy się spóźniają.
• Wszyscy mają to w głębokim poważaniu.
• Wszyscy kradną.

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast? Staraj się używać konkretnych określeń dla grupy osób u których obserwujesz dane zachowanie. Używaj słów typu „niektórzy”, „są tacy”, „wiele”, itp. Przykłady:

• W naszej firmie są osoby, które się spóźniają.
• Mam wrażenie, że wiele osób ma to w głębokim poważaniu.
• Niektórzy kradną.

Zawsze – podobnie jak „wszyscy”. Bardzo duże uogólnienie, które zwykle nie jest prawdą. Zdania, których warto unikać:

• Bo wy zawsze wyrażacie swoje niezadowolenie.
• Zawsze zapominasz o tej części projektu.
• Piotr zawsze jest niezadowolony.

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast? „Często”, „Ostatnio”, „Kilka razy z rzędu”. Zamiast uogólniać, staraj się poinformować o faktach, które obserwujesz i które chcesz zakomunikować. Przykłady:

• Zauważyłem, że ostatnio często wyrażacie swoje niezadowolenie. Co jest tego przyczyną?
• Ostatnio trzy razy z rzędu zapomniałeś o tej części projektu.
• Piotr często bywa niezadowolony, więc warto przygotować się dobrze do spotkania z nim.

Trzeba było – powoduje, że zmieniasz się w „wujka dobra rada”. Zazwyczaj wypowiadane po tym jak mleko się już rozlało. Wywołuje poczucie winy, że ktoś postąpił niewłaściwie albo wręcz popełnił błąd. Niestety wyrażenie „trzeba było” nie usprawnia sytuacji, a jedynie wytka komuś pomyłkę. Zdania, których warto unikać:

• Trzeba było zadzwonić do tego Klienta, zanim wypowiedział nam umowę.
• Trzeba było lepiej zaplanować ten projekt.
• Trzeba było się bardziej postarać.

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast? „Następnym razem”, „W podobnej sytuacji”, itp. Przykłady:

• Następnym razem, gdy zobaczysz, że Klient bywa niezadowolony warto do niego zadzwonić. Być może ubiegniemy go przed wypowiedzeniem umowy?
• Gdy będziemy realizować podobny projekt spędźmy więcej czasu na planowanie.
• W podobnej sytuacji, postaraj się bardziej i nie wycofuj się tak szybko.

Pozwolę sobie – kolejne nadużywane wyrażenie i niestety przez wiele osób uważane wręcz za wyrażenie pokazujące dużą kulturę i zwrot grzecznościowy. Niestety to co komunikujesz używając wyrażenia „pozwolę sobie” to innymi słowy: „zrobię to i nie masz nic do gadania w tej sytuacji”. Wiele osób o wysokim poczuciu własnej wartości odbiera użyte wobec nich wyrażenie „pozwolę sobie” jako wyraz nietaktu i braku szacunku. Zdania, których warto unikać:

• Pozwolę sobie teraz przedstawić Panu naszą nową ofertę.
• Pozwolę sobie nie zgodzić się z Panią.
• Pozwolę sobie zająć miejsce przy Pana biurku.

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast? Zamiast narzucać swoją wolę i czynić inwazję na autonomię swojego rozmówcy, po prostu zapytaj lub poinformuj wprost o swoich przemyśleniach czy zamiarach. Przykłady:

• Czy mógłbym teraz przedstawić Panu naszą nową ofertę?
• Niestety nie zgadzam się z tym argumentem/sposobem rozumowania.
• Czy ma Pan coś przeciw, bym usiadł przy Pana biurku?

Na początku może się to Wam wydawać mało znaczące. Jednak, już samo wyeliminowanie tych słów z codziennego użycia jest dużym i dość trudnym przedsięwzięciem – umieć słuchać samego siebie to duża sztuka. Do powyższych słów dodałabym jeszcze stwierdzenie: „Udało się”. Zamiast „udało się” lepiej jest skorzystać ze stwierdzeń: „Zrobiliśmy”, „Zrealizowaliśmy”, „Osiągnęliśmy”, „Wygraliśmy” czy „Dotarliśmy” - i nie zabierać sobie radości z tego, że sami coś zrobiliśmy. Bo to,  co zrealizujemy, osiągniemy czy wygramy zależy od naszej pracy i naszego zaangażowania. Czyli mówimy: „Ciężka praca spowodowała, że wygrałem nowy kontrakt”, „Dzięki pracy zespołowej zrealizowaliśmy ten projekt z sukcesem”, „Dobre przygotowanie spowodowało, że dotarliśmy na szczyt tej góry”. Zapamiętajcie: to że się "udało", to nasza zasługa, nasza odpowiedzialność i nasz sukces. Nie odbierajmy go sobie!

Wprowadzenie tych dość subtelnych zmian w komunikacji pozwoli budować lepsze relacje i łatwiejsze osiąganie założonych celów.

A czy Wy, macie takie słowa, których nie lubicie?