Dobre wychowanie w biznesie – kilka ważnych wskazówek

Zasady savoir-vivre bardzo często powodują niejasności, szczególnie jeśli dojdzie do spotkania zwyczajów towarzyskich i tych biznesowych. A, że biznes nie zawsze idzie w parze z życiem towarzyskim, to postanowiłam omówić kilka sytuacji i przypomnieć CO i JAK. :)

Kto ma pierwszeństwo? 

Aby nie było tak łatwo, tutaj obowiązują dwie zasady: zasada pierwszeństwa i starszeństwa. Zasada pierwszeństwa pozwala nam prawidłowo określić m.in. to w jakiej kolejności powinniśmy się witać z innymi, kogo – komu należy przedstawić, kto w danej sytuacji jest ważniejszy, kto powinien zająć bardziej honorowe miejsce itp. Wprowadza ona także podstawowe zróżnicowanie reguł etykiety towarzyskiej i zawodowej. Zasada starszeństwa – określa porządek pierwszeństwa ze względu na wiek lub okres pełnienia funkcji. Proste?:)

Podległość zawodowa?

Wiemy już, że w relacjach zawodowych o pierwszeństwie decyduje hierarchia i osoby na wyższych stanowiskach mają pierwszeństwo przed tymi, które znajdują się na niższych poziomach struktury. Czy jednak w każdym przypadku? Niekoniecznie…:) Osoby na wyższym stanowisku, które nie pozostają w zależnościach służbowych z pracownikami innych działów, powinny traktować ich zgodnie z zasadami relacji towarzyskich (czyli respektując pierwszeństwo płci i wieku). Podobnie dzieje się, gdy osoby, pomiędzy którymi zachodzi zależność służbowa, spotykają się w sytuacji „pozazawodowej”. Osoby znajdujące się na tym samym poziomie w hierarchii, mają takie same prawa. Pamiętamy, że w relacjach zawodowych nie kierujemy się kryterium płci i wieku. Nie oznacza to jednak, że w firmie mężczyzna zawsze musi postępować według precedencji służbowej i ignorować zasady życia towarzyskiego. Elegancki prezes czy dyrektor z pewnością przepuści w drzwiach kobietę bez względu na zajmowane przez nią stanowisko, o ile nie będzie to utrudniało realizacji jego bieżących, zawodowych działań np. nie będzie spieszył się na spotkanie lub  wprowadzał do firmy klienta. I jeszcze jedna istotna uwaga – jeśli otwarcie drzwi wymaga ich popchnięcia, mężczyzna powinien przejść przez nie pierwszy, by pomóc je przytrzymać.

Kiedy kobieta wstaje przy powitaniu?

W relacjach służbowych – zawsze. Nieważne czy wita się z przełożonym, podwładnym, właścicielem firmy, gościem czy kolegami lub koleżankami. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku mężczyzn - bez względu na płeć zawsze wstajemy do powitania. Warto przy tym pamiętać, aby nie witać się przez stół czy biurko – zawsze należy zza nich wyjść. W relacjach towarzyskich dopuszczalne jest, aby kobieta siedziała przy powitaniu. Dotyczy to jednak sytuacji, w których kobieta wita się z mężczyzną dużo od niej młodszym i o niższym statusie, z mężczyzną w tym samym wieku co ona i o tym samym statusie. Powstanie w takich sytuacjach jest jednak bardzo pozytywnym gestem i wyrazem szacunku do osoby z którą się wita.

Kto kogo wita?

Generalna zasada mówi o tym, że osoba niższa rangą powinna pozdrowić osobę „ważniejszą”– jest to oznaką szacunku. W relacjach towarzyskich mężczyzna pozdrawia zatem kobietę, osoba młodsza – starszą, a w relacjach zawodowych: podwładny – przełożonego, osoba młodsza (rangą, czy stażem) – osobę starszą (rangą, stażem). Warto także wiedzieć, że idąc, pozdrawiamy kogoś, kto stoi, wyprzedzając – tych, których wyprzedzamy, wchodząc (do budynku, pomieszczenia) – tych, którzy już tam są, idąc schodami w górę – tych, którzy nimi schodzą, jadąc (np. samochodem) – tych, którzy idą pieszo, a jeśli jesteśmy sami – grupę osób. Jednak tak naprawdę zazwyczaj pierwsza pozdrawia po prostu osoba grzeczniejsza.:)

Kto komu podaje rękę przy powitaniu?

Jeśli chodzi o uścisk dłoni, sytuacja jest odwrotna. Decyzja należy do osoby „ważniejszej” lub wyższej rangą. W relacjach zawodowych wyższy rangą podaje rękę niższemu rangą (czyli np. szef – podwładnemu), a w towarzyskich: kobieta – mężczyźnie, a starszy (wiekiem) – młodszemu. Pamiętajmy, że pozdrowiona przez nas osoba może zarówno wyciągnąć do nas rękę (w przypadku gdy tego nie uczyni, nie należy przejmować inicjatywy), jak i tylko odpowiedzieć takim samym pozdrowieniem lub ukłonem. Warto także pamiętać, że w sytuacji, gdy to my jesteśmy gospodarzem, to bez względu na status gości, jako pierwsi ich witamy i pierwsi podajemy im rękę. Jeżeli jako gospodarze uczestniczymy w kilka osób w spotkaniu służbowym, to pierwszy z gośćmi wita się szef (lub osoba najwyższa rangą), a następnie kolejne osoby w hierarchii.

Czy kobieta powinna pozwolić pocałować się w rękę na powitanie?

Zwyczaj całowania kobiet w rękę jest dość mocno osadzony w polskiej kulturze i czasami wywołuje niezręczne sytuacje. Generalna zasada mówi jednak, że w relacjach biznesowych kobiet w rękę się nie całuje – w końcu zasady etykiety są tu takie same dla obu płci. Należy także pamiętać, że większości krajów mężczyzna całujący kobietę w dłoń może wywołać zdumienie lub nawet narazić się na śmieszność. Gest ten JEST jednak nadal dopuszczalny w sytuacjach towarzyskich, pod warunkiem, że mężczyzna nie próbuje witać tak kobiety „pod gołym niebem” (chyba że podczas „garden party”), w środkach komunikacji, na oficjalnych przyjęciach lub gdy ma ona na sobie rękawiczki. Jeżeli mężczyzna decyduje się na taki pocałunek, powinien delikatnie chwycić dłoń kobiety, schylić się lekko do jej poziomu (nie podnosić dłoni byt wysoko do ust) i ledwo musnąć dłoń ustami. I powinien zachować się w identyczny sposób wobec wszystkich obecnych przy powitaniu pań. Powinien także pamiętać, że to kobieta decyduje, czy pozwolić na takie powitanie. Bo nie wszystkim paniom odpowiada taka forma powitania. Jednak wyrywanie dłoni lub jej usztywnianie, gdy nie chcemy być całowane jest niegrzeczne. Jeśli znajdziemy się w sytuacji, gdy mężczyzna koniecznie będzie chciał powitać nas pocałunkiem w dłoń, nie róbmy z tego tragedii i przyjmijmy to z uśmiechem.

Kto może zaproponować przejście na „ty”?

Coraz częściej obserwujemy odchodzenie od formalnego tytułowania i dość swobodne zwracanie się do innych osób po imieniu. Należy jednak pamiętać, że inicjatywa taka zawsze powinna należeć do osoby „ważniejszej”. W relacjach zawodowych może wyjść z nią przełożony lub klient, w życiu prywatnym – kobieta lub osoba starsza. Propozycja taka nigdy nie powinna wyjść od podwładnego, nawet jeśli jest on dużo starszy od przełożonego lub jest kobietą. W przypadku zaakceptowania propozycji przejścia na „ty” należy wyciągnąć dłoń do uścisku i powiedzieć swoje imię (bez nazwiska). Pamiętajmy jednak, że nie mamy obowiązku przyjęcia takiej propozycji. Czasami w relacjach biznesowych utrzymanie formuły „pani/pan” może być pomocne. Skrócenie dystansu (np. w relacjach z klientem) może utrudnić nam z nim relacje w przyszłości np. jeśli będziemy prowadzili negocjacje. Warto wspomnieć także o korporacjach, w których często panuje zwyczaj, że wszyscy (niezależnie od zajmowanego stanowiska) zwracają się do siebie po imieniu. Zasady takie zazwyczaj prezentowane są jednak nowej osobie bezpośrednio po przyjęciu do pracy i nie powinny budzić wtedy żadnych wątpliwości. Niezależnie jednak jak zwracamy się do przełożonego we własnej firmie, w zewnętrznych kontaktach służbowych zawsze tytułujemy ją/ jego „panią prezes”/ ”panem prezesem”, czy „panią dyrektor”/ ”panem dyrektorem”. Mówienie po imieniu do prezesa firmy w obecności klientów, nie robi zazwyczaj na nich dobrego wrażenia i jest mało eleganckie.

Macie jakieś ciekawe doświadczenia ze stosowaniem tych zasad?